Tänapäeva tööelus otsivad nii tööandjad kui ka töötajad järjest rohkem paindlikke lahendusi. Üks võimalus selleks on paindliku tööaja kokkulepe, mille puhul jaguneb töötaja tööaeg kokkulepitud töötundideks ja lisatundideks. Tööelu portaal selgitab, et selline kokkulepe võimaldab töötajal teha lisaks kokkulepitud tundidele soovi korral lisatunde kuni täistööajanormi täitumiseni, kuid ilma töötaja nõusolekuta seda kokkulepet sõlmida ei saa.
Paindlik tööaeg võib olla ettevõtte jaoks väga praktiline lahendus olukorras, kus töömaht kõigub ja tööjõuvajadus ei ole igal nädalal ühesugune. Samal ajal tähendab see tööandjale suuremat vastutust tööaja korrektse planeerimise, dokumenteerimise ja palgaarvestuse osas. Just siin muutub professionaalne raamatupidamisteenus eriti oluliseks, sest lisaks igapäevasele raamatupidamisele vajab ettevõte ka korrektset töötasude arvestust, maksuarvestust, deklaratsioonide koostamist ja vajadusel tööalast nõustamist.
DMraamatupidaja teenuste hulka kuuluvad muu hulgas palgaarvestus, maksuarvestus, deklaratsioonide esitamine, dokumentide koostamine ning raamatupidamisalane nõustamine.
Mis on paindliku tööaja kokkulepe?
Paindliku tööaja kokkulepe tähendab, et töötaja ja tööandja lepivad kirjalikult kokku tööajavahemikus, mitte ainult ühes kindlas koormuses. Näiteks võib töötaja tööaeg olla 20–30 tundi nädalas või 10–40 tundi nädalas, kusjuures osa tundidest on tööandjal kohustus tagada ning osa on lisatunnid, mida töötaja saab teha vastavalt kokkuleppele ja võimalusele. Tööelu portaal rõhutab, et paindliku tööaja eesmärk on anda mõlemale poolele rohkem paindlikkust tingimustes, kus töömaht või töötaja valmisolek periooditi muutub.
Raamatupidamise vaatest tähendab see kohe üht olulist asja: tööaeg ei tohi jääda “umbes kokkuleppeks”. Kui töötunnid jagunevad kokkulepitud tundideks ja lisatundideks, peab ka tööaja arvestus olema täpne ning hiljem kontrollitav. Mida paindlikum on töökorraldus, seda olulisem on selge dokumentatsioon ja läbimõeldud palgaarvestus.
Mida peab tööandja kindlasti silmas pidama?
Tööelu portaali järgi tuleb paindliku tööaja kokkulepe sõlmida kirjalikult. Kokkuleppes peavad sisalduma vähemalt kokkulepitud töötundide arv, lisatundide arv, minimaalne lisatundidest etteteatamise aeg ning teave selle kohta, et töötajal on õigus lisatundide tegemisest keelduda. Samuti peab töötaja lisatundidega nõustumist kinnitama kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, näiteks e-kirja või sõnumi teel.
Lisaks saab paindliku tööaja kokkulepet sõlmida töötajaga, kes töötab vähemalt 0,25 koormusega ehk vähemalt 10 tundi seitsmepäevase ajavahemiku jooksul. Kokkulepitud töötunnid ja lisatunnid kokku ei tohi ületada täistööaega ehk 40 tundi seitsme päeva jooksul. Kui töötaja töötab üle kokkulepitud töötundide ja lisatundide, on tegemist juba ületundidega.
Need tingimused ei ole ainult tööõiguslik küsimus. Need mõjutavad otseselt ka seda, kuidas tööandja peab pidama tööaja arvestust, arvutama töötasu ning eristama tavapäraseid töötunde, lisatunde ja võimalikke ületunde. Kui see eristus jääb segaseks, tekib kiiresti risk nii vales palgaarvestuses kui ka hilisemates vaidlustes.
Miks on palgaarvestus paindliku tööaja puhul eriti tähtis?
Tööelu portaal märgib, et paindliku tööaja kokkuleppe puhul peab töötaja tunnitasu olema vähemalt 1,2-kordne kehtestatud tunnitasu alammäärast. Samuti märgitakse, et seadus ei kohusta automaatselt kuutasult tunnitasule üle minema, kuid selguse ja riskide maandamise mõttes on tunnitasus kokkuleppimine soovituslik.
Praktikas tähendab see, et tööandjal peab olema väga selge ülevaade, millise loogika alusel töötasu arvestatakse. Kui töötunnid võivad kuust kuusse erineda, muutub palgaarvestus tundlikuks iga sisestatud tunni, tööajakava muudatuse ja lisatundide kinnituse suhtes. Professionaalne raamatupidaja aitab sellises olukorras tagada, et töötasu oleks arvestatud õigesti, maksud deklareeritud korrektselt ning kogu info oleks vajadusel hiljem tõendatav. DMraamatupidaja kirjeldab oma teenuste osana just töötasude arvestust, maksualast nõustamist ja deklaratsioonide esitamise tuge, mis on paindliku tööaja puhul eriti vajalik.
Töötaja õigus lisatundidest keelduda tähendab ka tööandjale arvestuslikku kohustust
Paindliku tööaja üks oluline põhimõte on see, et töötajal on õigus lisatundide tegemisest keelduda. Töötaja peab töötama vaid kokkulepitud töötundide ulatuses ning lisatunnid eeldavad tema nõusolekut. Kui töötaja on viimase kuue kuu jooksul töötanud enamuse ajast rohkem kui kokkulepitud töötunnid, on tal õigus nõuda kokkulepitud töötundide suurendamist. Kui pooled uues mahus kokkuleppele ei jõua, loetakse kokkulepitud tööajaks töötaja viimase kuue kuu keskmine töötundide arv seitsmepäevase ajavahemiku jooksul.
See tähendab tööandja jaoks, et töökoormuse tegelik kasutamine peab olema pidevalt jälgitav. Kui töötaja töötab tegelikkuses pika aja jooksul rohkem kui esialgu kokku lepitud, võib tekkida vajadus muuta ka töölepingulist alust. Raamatupidamise ja tööaja arvestuse poolelt on see oluline, sest just korrektne andmestik näitab ära, kuidas töötaja koormus päriselt kujunenud on.
Summeeritud tööaeg ja paindlik tööaeg koos
Tööelu portaal selgitab ka seda, et paindliku tööaja kokkulepet saab kasutada koos summeeritud tööaja arvestusega. Sellisel juhul tuleb pooltel kokku leppida, kuidas töötunde summeeritakse, ning arvestusperioodi lõppedes peab tööandja töötajale esitama selge ja arusaadava tööajakava, kus on eristatud kokkulepitud tunnid, lisatunnid ja ületunnid.
Just siin tuleb hästi välja, miks tugev raamatupidamis- ja arvestussüsteem on ettevõttele oluline. Kui ettevõttes kasutatakse summeeritud tööaega või vahetustega töökorraldust, ei ole palgaarvestus enam pelgalt kuupalga sisestamine. Vaja on selget süsteemi, mis seob omavahel tööajakavad, tegelikult töötatud tunnid, lisatundide kinnitused, maksuarvestuse ja aruandluse. DMraamatupidaja rõhutab oma teenustes, et aitab ettevõtteid nii igapäevase raamatupidamise, dokumentide korrastamise kui ka finants- ja maksuküsimustega.
Kuidas DMraamatupidaja saab aidata?
Paindlik tööaeg võib ettevõtte jaoks olla hea lahendus, kuid ainult siis, kui selle kõrval on korras tööaja arvestus, palgaarvestus ja dokumentatsioon. DMraamatupidaja teenused on suunatud ettevõtetele, kellel ei ole otstarbekas võtta tööle täiskoormusega raamatupidajat, kuid kes vajavad usaldusväärset tuge raamatupidamises, maksuarvestuses ja töötasude arvestamises. Teenuste hulka kuuluvad muu hulgas ostu- ja müügiarvete kajastamine, pangamaksete kajastamine, deklaratsioonide koostamine ja esitamine, raamatupidamisalane nõustamine ning dokumentide koostamine.
Kui ettevõttes kasutatakse paindlikku tööaega, aitab korrektne raamatupidamisteenus vältida vigu, maandada tööõiguslikke ja maksualaseid riske ning tagada, et nii tööandjal kui töötajal oleks selge ülevaade kokkulepetest ja tasustamisest. Hästi korraldatud raamatupidamine ei ole siin pelgalt taustateenus, vaid oluline osa ettevõtte usaldusväärsest töökorraldusest.
Kokkuvõte
Paindliku tööaja kokkulepe annab tööandjale võimaluse korraldada tööd paindlikumalt, kuid see eeldab väga täpset tööaja ja töötasu arvestust. Kirjalik kokkulepe, lisatundide nõusolek, minimaalne koormus, töötaja õigus keelduda ning tundide korrektne eristamine on kõik teemad, millel on otsene mõju palgaarvestusele ja raamatupidamisele. Kui soovid, et paindliku tööaja kasutamine oleks ettevõttes selge, korrektne ja hästi hallatav, tasub see siduda professionaalse raamatupidamisteenusega.
Kui sinu ettevõttes kasutatakse paindlikku tööaega või vajad abi palgaarvestuse, tööaja arvestuse ja maksuküsimustega, siis DMraamatupidaja aitab sul hoida kogu arvestuse korras ja läbipaistvana.