Miks on ostuarvete korrektne kajastamine oluline?

Iga ettevõtte nimel tehtud ost – olgu selleks kaup, teenus, kontoritarbed, töövahendid, tarkvaralitsentsid, rendikulud, transpordikulud või muud ettevõtlusega seotud väljaminekud – peab jõudma korrektselt raamatupidamisse.

Ostuarved mõjutavad otseselt ettevõtte kulude ülevaadet, kasumiaruannet, bilanssi, maksuarvestust ning sisendkäibemaksu mahaarvamise õigust. Kui arved on puudulikult kajastatud, valesse perioodi kantud või üldse raamatupidamisest puudu, võivad tekkida vead käibedeklaratsioonis, moonutatud finantsandmed ja suurem maksurisk.

Korrektselt sisestatud ostuarved annavad ettevõtjale selge ülevaate sellest, kuhu raha kulub, millised on püsikulud, millised kulud kasvavad ning kas ettevõtte finantsseis vastab tegelikkusele. Professionaalne raamatupidamine aitab vältida hilisemaid parandusi, selgitusi Maksu- ja Tolliametile ning tarbetuid lisakulusid.

DMraamatupidaja OÜ aitab tagada, et ostuarved oleksid õigesti kontrollitud, liigitatud, kajastatud ja arhiveeritud.

Mida ostuarvete kajastamise teenus hõlmab?

Meie teenus ühendab tehnilise täpsuse, praktilise maksualase teadmise ja ettevõtjale arusaadava nõustamise.

Teenuse hulka kuulub:

• ostuarvete vastuvõtt PDF-failina, e-arvena, pildi, kviitungi või muu digitaalse dokumendina;
• vajadusel paberarvete ja kviitungite digiteerimine;
• arve andmete kontroll: tarnija nimi, registrikood, arve kuupäev, arve number, kirjeldus, summad ja käibemaksumäär;
• kululiigi määramine, näiteks kontorikulu, transpordikulu, rendikulu, teenustasu, tarkvarakulu, põhivara soetus, lähetuskulu või tervise edendamise kulu;
• ostuarvete sidumine ettevõtte kontoplaaniga;
• vajadusel kulukeskuste, projektide või osakondade lisamine juhtimisarvestuse jaoks;
• sisendkäibemaksu õige käsitlemine ja mahaarvamise õiguse kontroll;
• osalise sisendkäibemaksu arvestus, kui kulu on seotud nii ettevõtluse kui ka muu kasutusega;
• erikulude käsitlemine, sealhulgas sõiduautodega seotud kulud, esinduskulud, lähetuskulud ja töötajatega seotud kulud;
• raamatupidamiskannete koostamine raamatupidamisprogrammis;
• dokumentide digitaalne säilitamine ja arhiveerimine;
• vajadusel raportite ja kulude ülevaadete koostamine.

Korrektselt kajastatud ostuarved on aluseks käibedeklaratsioonile, majandusaasta aruandele, juhtimisaruannetele ning ettevõtte tegeliku finantsseisu hindamisele.

Kellele teenus sobib?

Ostuarvete kajastamise teenus sobib nii alustavale ettevõtjale kui ka juba tegutsevale äriühingule, kellel on vaja korrastatud ja usaldusväärset raamatupidamist.

Teenus sobib eelkõige:

• mikro- ja väikeettevõtjale, kes soovib lihtsat, selget ja kulutõhusat raamatupidamislahendust;
• kasvavale ettevõttele, kellel suureneb ostuarvete, tarnijate ja kululiikide maht;
• ettevõttele, kes soovib liikuda paberivabale raamatupidamisele;
• e-poele või teenusepakkujale, kellel on palju korduvaid ostuarveid ja teenusepakkujaid;
• käibemaksukohustuslasest ettevõttele, kelle jaoks on oluline korrektne sisendkäibemaksu arvestus;
• alustavale ettevõttele, kes soovib kohe algusest peale luua korrektse arveprotsessi ja kontoplaani;
• ettevõtjale, kes soovib saada paremat ülevaadet oma kuludest ja kasumlikkusest.

Kuidas ostuarvete töötlemise protsess toimib?

1. Arvete edastamine

Saadad ostuarved kokkulepitud viisil – raamatupidamise e-posti aadressile, e-arvena, pilvekausta või raamatupidamisprogrammi kaudu. Vajadusel aitame seadistada mugava arvevoo, et dokumendid ei jääks kaduma ega hilineks.

2. Dokumentide kontroll

Kontrollime, kas arvel on olemas vajalikud algdokumendi andmed: tarnija andmed, kuupäev, arve number, teenuse või kauba kirjeldus, summa ja käibemaksu info. Kui arvel on puudusi, anname teada ja vajadusel aitame küsida parandatud arve.

3. Kulude liigitamine

Määrame igale ostuarvele õige kululiigi ja raamatupidamiskonto. Vajadusel lisame projektid, kulukeskused või muud tunnused, et ettevõtja saaks hiljem kulusid paremini analüüsida.

4. Käibemaksu käsitlemine

Kontrollime, kas sisendkäibemaksu saab maha arvata täies ulatuses, osaliselt või üldse mitte. Arvestame ka erisusi, näiteks sõiduautodega seotud kulusid, maksuvaba ja maksustatava käibe proportsiooni ning Euroopa Liidu või kolmandate riikide tarnijatega seotud tehinguid.

5. Raamatupidamiskanded

Kajastame ostuarved raamatupidamisprogrammis õiges perioodis. Kulud liiguvad kasumiaruandesse, varad bilanssi ning käibemaksuandmed deklaratsioonide alusandmetesse.

6. Digitaalne arhiveerimine

Säilitame dokumendid digitaalselt ja süsteemselt, et need oleksid vajadusel kiiresti leitavad – näiteks majandusaasta aruande koostamisel, auditi käigus, inventuuri ajal või Maksu- ja Tolliameti päringu korral.

7. Ülevaated ja raportid

Soovi korral koostame perioodilisi ülevaateid, näiteks eelmise kuu kulude jaotuse, sisendkäibemaksu summa, tarnijate lõikes kulud või muud juhtimisaruanded.

Mida korrektne ostuarvete kajastamine ettevõttele annab?

Korralik ostuarvete arvestus annab ettevõtjale rohkem kui lihtsalt korras dokumendid. See aitab teha paremaid otsuseid ja vähendada riske.

Ettevõte saab:

• selge ülevaate kuludest ja nende jaotusest;
• õiged andmed käibedeklaratsioonide ja majandusaasta aruande jaoks;
• väiksema riski sisendkäibemaksu vigade tekkeks;
• parema kontrolli tarnijate, arvete ja maksetähtaegade üle;
• vähem kadunud dokumente ja dubleerivaid kulusid;
• korrektse digiarhiivi;
• parema valmisoleku Maksu- ja Tolliameti päringuteks;
• rohkem aega põhitegevusele keskendumiseks.

Korrektsed ostuarved on ettevõtte finantsandmete kvaliteedi alus.

Korduma kippuvad küsimused ostuarvete kohta

Mis on ostuarve?

Ostuarve on tarnija väljastatud dokument, mis tõendab kauba või teenuse ostu. Raamatupidamises on ostuarve aluseks kulu, vara või kohustuse kajastamisel ning käibemaksukohustuslasel ka sisendkäibemaksu arvestamisel.

Kas PDF-arve, e-arve või pildina saadetud kviitung sobib raamatupidamiseks?

Jah, elektrooniline dokument sobib raamatupidamiseks, kui see on loetav, terviklik ja selle päritolu on tuvastatav. Oluline on, et dokumendil oleksid vajalikud andmed ning see oleks säilitatud nõuetekohaselt.

Kuidas kajastatakse sisendkäibemaksu?

Kui ettevõte on käibemaksukohustuslane ja ost on seotud maksustatava ettevõtlusega, saab arvel näidatud käibemaksu üldjuhul sisendkäibemaksuna maha arvata. Kui ost on seotud osaliselt ettevõtlusega või maksuvaba käibega, tuleb sisendkäibemaksu käsitleda vastavalt proportsioonile või konkreetse kulu iseloomule.

Mida teha, kui ostuarvel on andmed puudu?

Kui arvel puuduvad vajalikud andmed või arve ei vasta nõuetele, tuleks küsida tarnijalt parandatud arve. Puuduliku arve korral võib tekkida probleem kulu tõendamisel või sisendkäibemaksu mahaarvamisel.

Kui kaua tuleb ostuarveid säilitada?

Raamatupidamise algdokumente tuleb üldjuhul säilitada vähemalt 7 aastat pärast majandusaasta lõppu. Teatud juhtudel, näiteks toetuste, projektide või lepinguliste kohustuste korral, võib dokumentide säilitamise tähtaeg olla pikem.

Kas kõik ostud saab ettevõtte kuluks kanda?

Ettevõtte kuluks saab kanda need ostud, mis on seotud ettevõtlusega. Kui kulu on osaliselt isikliku iseloomuga või seotud töötajale antava hüvega, võib kaasneda erisoodustusmaks või sisendkäibemaksu mahaarvamise piirang.

Kas DMraamatupidaja aitab ostuarvete süsteemi üles ehitada?

Jah. Aitame seadistada ostuarvete liikumise, digiarhiivi, kontoplaani, kululiigid ja vajadusel ka projektipõhise arvestuse. Eesmärk on luua süsteem, mis on ettevõtjale lihtne ja raamatupidamise seisukohalt korrektne.

Seosed teiste raamatupidamisteenustega

Ostuarvete korrektne kajastamine on seotud mitme olulise raamatupidamisteenusega:

• käibedeklaratsioonide koostamine ja esitamine;
• majandusaasta aruande koostamine;
• bilansi ja kasumiaruande koostamine;
• palgaarvestus ja lähetuskulude arvestus;
• põhivara arvestus ja amortisatsioon;
• dokumentide haldus ja arhiveerimine;
• ettevõtte asutamise järgne raamatupidamise ülesseadmine;
• ettevõtte likvideerimisel vajaliku dokumentatsiooni korrastamine;
• juhtimisaruanded ja kulude analüüs.

Kui ostuarved on algusest peale korrektselt kajastatud, on ka aruandlus täpsem, deklaratsioonid usaldusväärsemad ja ettevõtte finantspilt selgem.

Kuidas alustada?

Alustamine on lihtne.

1. Võta meiega ühendust ja kirjelda lühidalt oma ettevõtte tegevust.
2. Kaardistame sinu arvevood, dokumentide mahu ja vajadused.
3. Lepime kokku, kuidas ostuarveid edastatakse.
4. Seadistame vajadusel kontoplaani, digiarhiivi ja kululiigid.
5. Alustame ostuarvete kajastamise ja igakuise raamatupidamisega.

DMraamatupidaja OÜ aitab muuta ostuarvete halduse lihtsaks, korrektseks ja ettevõtjale arusaadavaks.

Võta ühendust ja küsi personaalset pakkumist.