Milliseid raamatupidamise dokumente ja kui kaua peab säilitama

Ettevõtjad küsivad sageli, millised dokumendid tuleb raamatupidamises säilitada, kas maksekviitung peab olema paberkandjal ning kui kaua dokumente alles hoida. Alljärgnevalt anname praktilise ja raamatupidamislikus sõnavaras ülevaate algdokumentidest, arvetest, maksekinnitustest ning dokumentide säilitamise põhinõuetest – nii paberil kui ka digitaalselt.

Algdokument – raamatupidamise ja maksuarvestuse alus

Iga majandustehing peab olema tõendatud algdokumendiga. Kui tehingul puudub nõuetekohane algdokument või see on ebapiisav, võib kaasneda maksurisk (sh tulumaksukohustus), sest kulu ei ole tõendatud.

Algdokumendi miinimumnõuded:

• tehingu toimumise aeg (kuupäev),

• majandusliku sisu kirjeldus,

• rahalised ja/või koguselised näitajad (hind, kogus, summa).

Kui tehing toimub juriidiliste isikute vahel, peab dokument lisaks sisaldama:

• dokumendi identifikaatorit (arve number, kuupäev või muu tunnus),

• tehingupoolte andmeid (ärinimi, registrikood).

Algdokument peab võimaldama sõltumatul ja pädeval isikul hinnata tehingu tegelikku toimumist ja selle sisu.

Arve nõuded käibemaksukohustuslasele

Kui ettevõte on käibemaksukohustuslane, kehtivad arvele täiendavad vorminõuded. Korrektsel arvel peavad olema muu hulgas:

• arve number ja väljastamise kuupäev,

• müüja andmed (nimi, aadress, KMKR-number),

• ostja andmed (nimi, aadress; KMKR-number, kui asjakohane),

• kauba või teenuse nimetus ja kirjeldus,

• kogus või maht,

• hind ilma käibemaksuta ja maksustatav summa,

• rakendatav käibemaksumäär ja käibemaksu summa,

• tasumisele kuuluv kogusumma eurodes.

Teatud juhtudel (nt maksuvaba käive, pöördmaksustamine, 0% käibemaks) tuleb arvele lisada viide õiguslikule alusele.

Endale arve koostamine

Praktikas on lubatud ka enda nimel arve koostamine, kui pooled on selles eelnevalt kirjalikult kokku leppinud. Sellisel juhul tuleb arvele lisada vastav märge.

Maksekviitung, pangaväljavõte ja koonddokument

Levinud küsimus on, kas maksekviitung tuleb alles hoida paberkandjal. Vastus: ei pea, kui:

• makse on tuvastatav,

• säilitatakse panga väljavõte, makseterminali aruanne või muu koonddokument, mis seob makse konkreetse tehinguga.

Oluline on, et maksedokument oleks seostatav algdokumendiga (nt arvega) ja tõendaks raha liikumist.

Paberdokumendid vs digitaalsed dokumendid

Raamatupidamisdokumente võib säilitada:

• paberkandjal,

• digitaalselt (PDF, skaneeritud kujul, raamatupidamistarkvaras).

Digitaalne dokument on aktsepteeritav, kui on tagatud:

• loetavus kogu säilitustähtaja jooksul,

• muutmatuse ja tervikluse kontroll,

• vajadusel kiire esitamine kontrollile.

Praktikas tähendab see, et paberkviitungi võib skaneerida ja säilitada digitaalselt, kui ettevõttes on see kord kehtestatud.

Kui kaua tuleb raamatupidamise dokumente säilitada?

Üldreeglina tuleb:

• raamatupidamise alg- ja koonddokumente säilitada vähemalt 7 aastat majandusaasta lõpust arvates,

• sama tähtaeg kehtib ka põhiraamatule, registritele ja aruannetele.

Säilitamiskohustus kehtib sõltumata sellest, kas dokument on paberil või elektrooniline.

Kokkuvõte ettevõtjale

Korrektselt korraldatud dokumentatsioon:

• vähendab maksuriske,

• tagab kulude ja käibe tõendatavuse,

• lihtsustab koostööd raamatupidajaga ja suhtlust Maksu- ja Tolliametiga.

Kui Sul tekib kahtlus, kas konkreetne dokument vastab nõuetele või kuidas dokumentide säilitamist ettevõttes korraldada, aitab professionaalne raamatupidaja luua selge ja toimiva süsteemi.

Allikas: www.raamatupidaja.ee

👉 DM Raamatupidaja aitab Sul korrastada algdokumendid, hinnata maksukindlust ja rakendada turvalisi digilahendusi – nii, et raamatupidamine oleks korrektne ja läbipaistev.