Miks on ostuarvete korrektne kajastamine oluline?
Iga ettevõtte nimel tehtud ost (kaubad, teenused, kontoritarbed, töövahendid, litsentsid, rendikulud jpm) peab jõudma raamatupidamisse. Korrektselt sisestatud ostuarved mõjutavad kulude ülevaadet, bilanssi, kasumiaruannet ning õiguspärast sisendkäibemaksu mahaarvamist. Vigased või puuduolevad arved võivad kaasa tuua maksuriske, valed juhtimisotsused ja tarbetud kulud. Professionaalne raamatupidamine aitab vältida hilisemaid selgitusi Maksu- ja Tolliametile ning säästab sinu aega.
Mida teenus hõlmab?
Meie teenus ühendab tehnilise täpsuse ja praktilise nõustamise.
- Ostuarvete vastuvõtt (PDF, e-arve, pildi- või kviitungifail, vajadusel digiteerimine paberist).
- Andmete kontroll: tarnija nimi/registrikood, arve kuupäev, number, kirjeldus, summad, KM %.
- Kululiigi määramine: nt kontorikulu, transpordikulu, teenustasu, põhivara soetus, lähetuskulu, tervise edendamise kulud jne.
- Kontoplaaniga sidumine ja vajadusel kulukeskuste / projektide lisamine juhtimisarvestuseks.
- Sisendkäibemaksu arvestamine: mahaarvamise õigus, osaline proportsioon, KM mittekohaldatavus, erikulud.
- Deebet ja kreedit kanded raamatupidamisprogrammis; perioodiline päevaraamat.
- Dokumentide säilitamine vastavalt nõuetele – digiarhiiv, paberivaba arvestus, auditivalmidus.
- Raportid ja väljavõtted: kulude ülevaade, käibemaksu deklaratsiooni alusandmed, bilansi vasak pool (vara) vs kohustused, kasumiaruande kuluridade jaotus.
Kellele teenus sobib?
- Mikroettevõtja või väikeettevõtja, kes tahab lihtsat ja kulutõhusat lahendust.
- Kiirelt kasvav ettevõte, kellel suureneb ostuarvete maht ja sisendkäibemaksu osakaal.
- Ettevõte, kes liigub paberivabale raamatupidamisele ja soovib dokumentide digiteerimist.
- Äsja tegevust alustanud ettevõte (firma loomine / ettevõtte asutamine), kes vajab algusest peale korrektset raamatupidamist ja arveprotsessi.
- Ettevõtted, kes on või plaanivad olla käibemaksukohustuslased ja peavad tagama KM korrektsuse.
Kuidas protsess toimib?
- Arvete edastamine – saada ostuarved spetsiaalsele raamatupidamise e-postile, e-arvena või lae üles online kausta. Paberarved skaneerime/telefonipildid digiteerime.
- Kontroll ja valideerimine – kontrollime, et arvel oleksid nõutud algdokumendi andmed. Vajadusel küsime täiendusi (nt lähetuse päevaraha, lepingud, kulu selgitus).
- Kululiigitus ja kontoplaan – märgime kululiigi ja seome õige kontoga; lisa teenusena eristame kulusid juhtimis- ja finantsarvestuses.
- Sisendkäibemaksu käsitlus – rakendame õiget KM määra; hindame mahaarvamise õigust; käsitleme erisoodustusega seotud kulud (nt auto erisoodustusmaksu juhtumid) ning vajadusel jagame kulu osaliseks sisendkäibemaksuks.
- Kanded raamatupidamisprogrammi – loome deebet/kreedit kirjete komplekti; kulud ja tulud liiguvad kasumiaruandesse, muud kirjed kantakse bilanssi.
- Digitaalne arhiveerimine – säilitame dokumendid turvalises pilvelahenduses; kiire leitavus auditi, inventuuri või Maksu- ja Tolliameti päringu korral.
- Regulaarne raporti võimalus – eelmise kuu kokkuvõtte järgmisel kuul: kulude jaotus, sisendkäibemaksu summa, maksu- ja tolliamet deklaratsiooni alusandmed.
Mida see ettevõttele annab?
- Ülevaade kuludest, tuludest ja omakapitalist ning netovarast.
- Alati korrektsed andmed deklaratsioonides ja aruanneteks.
- Palgaarvestus ja lähetuste arvestus.
- Väiksem risk topeltkulude, kadunud dokumentide või hilinenud deklaratsioonide tõttu.
- Vähem manuaalset sisestust – rohkem aega äri kasvatamiseks.
KKK: Ostuarved, sisendkäibemaks ja dokumentide säilitamine
Mis on ostuarve?
Ostuarve (algdokument) on tarnija väljastatud dokument, mis tõendab kauba või teenuse ostu ning annab aluse kulu ja võimaliku sisendkäibemaksu kajastamiseks ja mahaarvamiseks raamatupidamises.
Kas e-kirja PDF või e-arve sobib?
Jah. Elektrooniline dokument on vastuvõetav, kui see on terviklik, loetav ja päritolu on tuvastatav. Paberarvet pole vaja topelt hoida, kui digitaalne arhiveerimine on nõuetekohane.
Kuidas kajastada sisendkäibemaksu?
Kui ettevõte on käibemaksukohustuslane ja ost seondub maksustatava käibega, saab arvelt oleva KM-i sisendkäibemaksuna maha arvata. Segakulu (osaliselt maksustatav, osaliselt maksuvaba tegevus) puhul arvutatakse proportsioon.
Kui kaua dokumente säilitada?
Praegu kehtiva korra järgi tuleb raamatupidamise algdokumente säilitada vähemalt 7 aastat pärast majandusaasta lõppu (jälgime seadusemuudatusi ja teavitame kliente vajadusel). Kui sul on eriregulatsioonid (toetused, projektid), võivad tähtajad olla pikemad.
Mida teha, kui arvel on puudu andmeid?
Meie tiim võtab tarnijaga ühendust või palub sul paranduse tellida. Vigane arve võib tähendada, et sisendkäibemaksu ei saa maha arvata.
Kas saate aidata ostuarve näidisega?
Jah – kui sul on korduvate ostude tarnija, loome koos temaga ostuarve näidise ja kontrollnimekirja, et kõik vajalikud andmed oleks alati olemas.
Seosed teiste teenustega
Ostuarvete korrektne kajastamine on alus järgmistele teenustele:
- Majandusaasta aruanne (bilanss, kasumiaruanne, lisad).
- Käibemaksu deklaratsioon (sh maksudeklaratsioonid Maksu- ja Tolliametile).
- Palgaarvestus ja lähetuste arvestus (päevaraha, lähetuse kulud).
- Dokumentide haldus ja arhiveerimine.
- Ettevõtte asutamise järel raamatupidamise ülesseadmine (kontoplaan, sise-eeskiri).
- Ettevõtte likvideerimine – korrektne ajalooline ostuarvete arhivaar on kohustuslik.
Kuidas alustada?
- Broneeri tasuta kõne – kaardistame arvevood ja vajadused.
- Toome üle olemasolevad dokumendid (sh Excel, PDF, paber).
- Seadistame kontoplaani ja digiarhiivi.
- Lepime kokku kuutasu: baashind ja muud lisatasud.
- Alustame sisestamisega – sina jätkad äri ajamist, meie hoolitseme numbrite eest.
Võta ühendust ja küsi personaalset pakkumist!
